Die Deutsche Post eröffnete im Jahr 2010 ihren neuen Service E-Postbrief und trat unter anderem mit dem Anspruch an, den offiziellen Briefverkehr in das neue Jahrtausend zu überführen. Besonders bei Unternehmen und öffentlichen Behörden war das Interesse an dem neuen Angebot sehr hoch, da sich durch die elektronische Kommunikation viele Vorteile – etwa Schnelligkeit, Kompatibilität mit der IT oder Rechtssicherheit – ergeben.

Der klassische Brief bleibt weiter sehr beliebt
Schriftliche Urkunden haben bereits historisch einen besonderen Stellenwert. Zu den ältesten Funden gehören neben religiösen Texten auch frühe Briefe, die neben historischen Ereignissen oft auch alltägliche Rechnungen oder Daten wie Steuereinnahmen enthalten. Schon aus dieser Tradition heraus wird dem Brief eine besondere Bedeutung zugeschrieben, die sich die neuen Kommunikationsformen wie die E-Mail erst einmal erarbeiten müssen. Psychologisch gesehen werden deshalb Briefe ernster genommen. Allerdings relativiert sich dieser Vorzug dadurch, dass Teilnehmer am E-Postbrief diesen häufig gerade für eine offizielle Kommunikation einrichten – private Post wird weiter fast ausschließlich handschriftlich versandt. Ein Nachteil ist jedoch mit Sicherheit die Schwierigkeit, eine Zustellung nachzuweisen. Postbriefe werden an keiner Stelle identifiziert odergesammelt erfasst. Diese Zusatzleistung etwa durch eine Zustellung per Einschreiben ist stattdessen mit deutlich höheren Kosten verbunden. Nicht zu unterschätzen ist allerdings der Vorteil, dass per Postbrief noch zusätzliche Materialien verschickt werden können – z. B. farbiges Informationsmaterial, das bei einem Ausdruck durch die Post erst einmal deutlich höhere Kosten verursachen würde und auch nicht in allen Formaten unterstützt wird.

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E-Post – Die Kommunikation wird deutlich erleichtert
Trotz der Tatsache, dass die elektronische Post von den Versandkosten her keine Vorteile bietet, entschließen sich immer mehr Teilnehmer für den E-Postbrief. Insbesondere Unternehmen können dabei von online E-Post Dienstleister wie LetterXpress profitieren, die bei der Umstrukturierung helfen und nützliches Know-how zur Verfügung stellen, um die Effizienz deutlich zu steigern. Denn einer der größten Vorteile besteht in der Integration in den elektronischen Schriftverkehr. Dazu treten weitere Faktoren wie die einfache Logistik und die langfristige Speicherung, die besonders angesichts von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen die Archivierung von Unterlagen deutlich vereinfacht. Und auch wenn der E-Postbrief im Porto nicht unter dem eines herkömmlichen Briefes liegt, lassen sich insbesondere bei Einschreiben deutlich Kosten einsparen. Die Aufschläge für eine Empfangsbestätigung betragen beispielsweise weniger als die Hälfte. Weiterer Vorteil sind die kurzen – oder in diesem Fall – kaum vorhandenen Wege. E-Postbriefe können jederzeit und ohne weiteren Aufwand von jedem Arbeitsplatz mit Internetanschluss versandt werden, ohne dass eine Weiterleitung oder eine Abholung notwendig wird. Auch bei einem besonderen kritischen Punkt – der Rechtssicherheit – ist der E-Postbrief im Vorteil. Falls der Empfänger ein entsprechendes Postfach besitzt, ist ein Verlust auf dem Postweg kaum möglich und der Versand kann mit einfachen Mitteln nachgewiesen werden.

Unternehmen profitieren von der E-Post
Schon aus Gründen der persönlichen Ansprache werden im privaten Bereich auch weiter handgeschriebene Briefe bevorzugt werden. Anders sieht dies jedoch bei der offiziellen Kommunikation aus – hier bietet der E-Postbrief deutliche Vorteile gegenüber dem klassischen Papier. Diese reichen von der Logistik und dem Entwurf über die Zustellung bis hin zur Archivierung über lange Zeiträume. Durch die Integration in das System der Post ist die Reichweite des E-Postbriefes genauso hoch wie bei herkömmlichen Briefen, in seiner Handhabung aber deutlich einfacher. Aus diesen Gründen hat er sich in der Geschäftswelt mittlerweile als Alternative etabliert, und die Verbreitung nimmt immer weiter zu.

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